新歓は準備期間が限られているうえ、決めることが多岐にわたります。ここでは、直前になって慌てないための確認項目をチェックリスト形式でまとめました。
会場に関する確認事項
- 説明会・体験会・新歓コンパそれぞれの会場は確保できているか
- 大学の施設を使う場合、予約・申請の締め切りを確認したか
- 雨天時の代替会場・代替プランを用意しているか
- 会場までのアクセス案内（最寄り駅からの道順など）を新入生に伝えられる状態か
学内施設は新歓期に予約が集中しやすいため、早めの申請が欠かせません。申請の締め切りや必要書類は、大学の学生課に早い段階で確認しておきましょう。
予算に関する確認事項
- 今年の新歓全体の予算上限を団体内で合意しているか
- 会場費・飲食費・印刷物・ノベルティなど、項目ごとの内訳を出しているか
- 部費・会費だけで賄うのか、別途資金調達（協賛・助成金など）を検討するか
- 想定より新入生が集まった場合／集まらなかった場合の予算の調整方針を決めているか
新歓は年によって参加人数の予測が難しいイベントです。最低限の人数でも成立するプランと、人数が多かった場合の増額プランの両方を想定しておくと安心です。
役割分担に関する確認事項
- 企画・広報、当日運営、フォローアップの担当者が決まっているか
- 各担当者の作業内容と締め切りが共有されているか
- 当日の緊急連絡先・責任者が明確になっているか
- 新入生対応に慣れていないメンバーへのフォロー体制があるか
特に当日運営は、現場で予期せぬ対応が発生しやすいため、誰が最終判断をするかをあらかじめ決めておくとスムーズです。
告知・集客に関する確認事項
- SNSアカウント・告知物の準備は、新入生が情報収集を始める時期に間に合っているか
- イベントの日時・場所・参加方法が、どの告知媒体でも一目でわかるようになっているか
- 他団体のイベントと日程が重なっていないか確認したか
告知の進め方については「新歓の集客を成功させるSNS・広報の基本」で詳しく解説しています。
当日直前に確認しておきたいこと
- 受付の流れ（名簿管理・連絡先の回収方法など）を決めているか
- 新入生に渡す資料・ノベルティの数量は足りているか
- 悪天候・体調不良者が出た場合の対応方針を共有しているか
準備を一つひとつ確認しておくことで、当日は新入生とのコミュニケーションに集中できます。新歓本番が終わった後は、「入会した新入生を定着させるフォローアップのコツ」も参考にしてください。